¿Cómo hacer un balance general? ¡Paso a paso!

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Objetivos del balance general.

Antes de aprender cómo hacer un balance general, es importante que conozcas los propósitos de su realización en la contabilidad financiera.

Además de preparase para conocer la situación financiera de la empresa en un periodo de tiempo determinado, se busca información que se constituya en una guía para la toma de decisiones financieras inteligentes. Por ejemplo:

• Naturaleza y valor de los activos.
• Naturaleza y alcance de las obligaciones.
• Capacidad de capital.
• Solvencia del negocio.
• Excedentes o insuficiencias de fondos en efectivo, bancos o inversiones.
• Excedentes o insuficiencias en flujo de caja.
• Sobrantes o faltantes en inventarios.
• Montos de las ventas a crédito.
• Efectividad de los procesos de cobranza.
• Nivel de las deudas contraídas

Toda esta información se convierte en una base para la toma de decisiones estratégicas que den luces en torno al crecimiento del negocio y a mantener su estabilidad.

Por lo tanto, el balance general debe ser lo más acertado posible y tomar como fuente todos los registros financieros del periodo a evaluar.

¿Cómo hacer un balance general paso a paso?

1. Compila y registra los activos corrientes.

Recopila y registra los montos correspondientes a los activos circulantes o corrientes, que son todos aquellos susceptibles de convertirse en dinero en efectivo durante un período normal de operaciones del negocio. A saber:

• Caja.
• Dinero en efectivo y cheques al día no consignados.
• Cuentas Bancarias.
• Dinero almacenado en las cuentas corrientes de la empresa.
• Cuentas por cobrar.
• Monto por recaudar de las ventas a crédito, letras de cambio, préstamos concedidos a empleados, socios o cualquier otro tercero.
• Inventarios.

Un resumen completo de las cantidades y valores de materias primas en bodega, productos en proceso, productos terminados y/o mercancías disponibles para la venta.

1. 2. Compila y registra los activos corrientes.

Los activos fijos son aquellos que no presentan un flujo o cambios constantes. Por ejemplo:

• Maquinaria y equipos.
• Vehículos y equipo de transporte.
• Mobiliario de oficina.
• Equipo de cómputo.
• Inmuebles.
• Terrenos.

El valor de cada uno de estos activos se determina por el valor comercial o de venta a la fecha de realizar el balance general. Sin embargo, cuando se trata de bienes adquiridos recientemente, se utiliza el valor de compra. En todo caso, hay que tener en cuenta que los activos fijos se deprecian a diario por el desgaste de su vida útil.

1. 3. Registra los otros activos.

A esta categoría pertenecen todos los activos que no se pueden clasificar como corrientes o fijos. Por ejemplo, los gastos pagados por anticipado y las patentes.

1. 4. Suma los tres tipos de activos.

Una vez individualizados y totalizados los activos circulantes, los fijos y los «otros», tienes que sumar sus montos para obtener el total de activos con que cuenta la compañía.

1. 5. Registra los pasivos corrientes.

​Por pasivos corrientes se entienden las obligaciones y deudas que la empresa tiene que cubrir en un plazo inferior a un año. Entre estas, cabe destacar:

• Obligaciones bancarias.
• Créditos y préstamos de cualquier índole inferiores a un año.
• Obligaciones con proveedores.
• Facturas que le debes a los proveedores o cuya fecha de pago se aproxima.
• Anticipos de clientes: Todo abono realizado por algún cliente para la ejecución de un contrato sin ejecutar o terminar.
• Sobregiros: El monto de los sobregiros vigentes en la fecha de realización del informe.
• Cuentas por pagar a acreedores
• Las deudas con personas, jurídicas o naturales, diferentes a las entidades bancarias.
• Impuestos por pagar.

1. 6. Registra los pasivos fijos.

Estos corresponden a deudas y obligaciones cuya exigibilidad es mayor a un año, como son:

• Créditos bancarios: Cuando son a mediano y largo plazo.
• Deudas con comercializadoras de vehículos o maquinaria: Las obligaciones con concesionarios y vendedores a crédito de máquinas y otros equipos necesarios para la operación empresarial.
• Documentos por pagar: Letras y demás obligaciones a pagar en el mediano y largo plazo.

1. 7. Registra los otros pasivos.

Corresponden a los que no se pueden clasificar como corrientes ni como fijos. Por ejemplo, el arrendamiento recibido por anticipado.

1. 8. Suma los tres tipos de pasivos.

Una vez individualizados y totalizados los pasivos fijos, los corrientes y los otros, tienes que sumarlos para obtener el valor total de este punto.

1. 9. Registra el Patrimonio.

El patrimonio corresponde a lo que le pertenece al empresario o accionistas al momento de realizar el balance y se compone de:

• Capital: La inversión inicial hecho por los distintos accionistas para poner en marcha la empresa o algún plan operacional.
• Utilidades retenidas: Las ganancias que los accionistas han reinvertido en la empresa.
• Utilidades del período anterior: Ganancias de la empresa en el período inmediatamente anterior.
• Reserva legal: Hace referencia a las utilidades que por ley deben reservarse.

Todos los valores utilizados en este punto deben coincidir exactamente con los registrados en los informes al respecto.

1. 10. Calcula los recursos de los que la empresa puede disponer para soportar los activos.

Una vez totalizado el capital, súmalo con el total pasivos. El resultado corresponde a los medios o recursos de los que la empresa puede disponer para soportar los activos.

1. 11. Aplica la Ecuación de Balance.

Recuerda que esta fórmula dice que:

Activo = Pasivo + Capital (o Patrimonio, o Fondos propios).

Activo – Pasivo = Patrimonio.

La suma del valor total de los Activos debe ser igual a la suma de valor total de los Pasivos más el valor total del Patrimonio. Esto garantiza un balance y estado financiero equilibrado.

En caso de que el Pasivo supere a los Activos, el valor de la partida de capitalización sería negativo, lo que significa que la salud financiera de la empresa anda mal. De hecho, si la diferencia es considerable, podrías estar frente a una quiebra.

1. 12. Presentación del informe.

La presentación del informe financiero queda a tu criterio, aunque es recomendable que complementes con gráficos y estadísticas, así como con cuadros comparativos que confronten el balance actual con los de años anteriores.

Algo que no puedes olvidar -en cuanto a la estructura de los datos- es la norma de ubicación: en la columna izquierda colocas los activos, ordenados en función de su liquidez; en la siguiente a la derecha, los pasivos, organizados en función de su exigibilidad; y en una tercera, el patrimonio, desglosado en sus diferentes componentes. Esto, con el fin de facilitar las comparaciones y la lectura de la información.

Ya sabes cómo hacer un balance general. A pesar de esto, los buenos contadores le dan valor a este informe con un análisis detenido de los resultados, que identifique fortalezas y debilidades, pero que también sea capaz de sugerir acciones a emprender para corregir las fallas.

El balance general es un informe financiero de vital importancia.  Además de que te garantizan acceso a toda la información que necesitas, sistematizada y completamente actualizada, agiliza los cálculos y les suma precisión. Incluso, algunos te ayudan a realizar gráficos y proyecciones que le darían valor a tu trabajo. No se trata de que el programa te remplace, se trata de que simplifique tus tareas y optimices tu rendimiento.